L’entrée en maison de retraite représente une étape importante et délicate dans la vie d’une famille. Pour alléger le parcours des personnes âgées à la recherche d’une place en établissement, le gouvernement a mis en place un dossier unique d’admission en Ehpad.
Comment préparer l’admission en Ehpad ?
La première étape d’une procédure d’admission en Ehpad consiste à définir les critères de recherche de l’établissement adapté aux besoins et attentes de la personne âgée et de sa famille. Plusieurs critères entrent en effet en compte dans le choix d’une résidence :
- les préférences géographiques,
- la durée du séjour (admission en Ehpad pour un hébergement temporaire ou d’une durée indéterminée),
- la dépendance de l’aîné et la prise en charge recherchée,
- le budget de la personne âgée.
Il s’agit ensuite de visiter des établissements pour choisir où déposer des dossiers d’admission en Ehpad.
Pour une visite réussie, il est important de vérifier notamment les points suivants :
- environnement général de la maison de retraite (accessibilité, cadre de vie, présence d’un parc, ambiance, accueil lors de la visite…),
- les chambres (leur agencement, l’équipement de la salle de bain…),
- la prise en charge médicale (composition du personnel soignant de la maison de retraite, admission à l’Ehpad de personnes présentant des pathologies spécifiques,
- l’alimentation (cuisine faite sur place, présentation des repas),
- les animations (présence quotidienne ou non d’une équipe d’animation),
- les aménagements de sécurité (unité protégée Alzheimer, caméras de surveillance, barres d’appui),
- l’acceptation des dossiers d’admission des bénéficiaires de l’ASH à l’Ehpad.
Qu’est-ce que le dossier d’admission en Ehpad ?
Le dossier d’admission en Ehpad permet de solliciter une entrée en établissement. Un dossier unique est rempli par la personne âgée ou son représentant légal : il n’est nécessaire de remplir ce dossier d’inscription en Ehpad qu’une seule fois. Si la famille s’intéresse à plusieurs résidences, il suffit de le photocopier.
Le dossier d’admission en Ehpad comporte deux volets :
Le volet médical
Le dossier d’inscription en Ehpad comprend un questionnaire médical de 2 pages. Il doit être rempli par le médecin traitant ou un autre médecin de la personne âgée. Il permettra d’évaluer l’état de santé du futur résident et de déterminer la prise en charge médicale la plus adaptée. Ce questionnaire doit ensuite être validé par le médecin coordonnateur de l’établissement.
Le volet administratif
La personne âgée (ou son référent – travailleur social ou représentant légal) doit également remplir un questionnaire administratif (3 pages). Dans cette partie du dossier d’admission en Ehpad, elle indique :
- sa situation familiale,
- ses pensions et retraite,
- divers détails qui serviront de base à l’élaboration du projet de vie individualisé.
Les pièces à fournir
Le futur résident devra également fournir plusieurs documents, dont la liste varie d’un établissement à l’autre :
- pièce d’identité,
- copie du livret de famille,
- carte Vitale,
- attestation de sécurité sociale,
- justificatifs des ressources,
- éventuelle dérogation d’âge pour l’Ehpad (s’il a moins de 60 ans), etc.
La demande d’admission en maison de retraite se fait ensuite sur dossier.
Que ce passe-t-il après le dépôt du dossier à l’Ehpad ?
La validation du dossier d’admission en Ehpad est généralement subordonnée à une visite de pré-admission, à laquelle assistent :
- le médecin coordonnateur,
- le directeur de la maison de retraite ou un autre responsable de l’établissement,
- le psychologue.
Cette visite de pré-admission en Ehpad permet au futur résident de découvrir son futur lieu de vie. Elle permet aussi à l’établissement de s’assurer que la personne âgée consent librement à entrer en maison de retraite.
Si le dossier d’admission en Ehpad est accepté, la personne âgée devra également signer un contrat de séjour avec la résidence. Ce document fait partie des outils permettant de garantir les droits des résidents, avec le livret d’accueil et la charte des droits et libertés des personnes accueillies.
Le dossier d’admission en Ehpad peut être refusé pour les raisons suivantes :
- prise en charge médicale impossible : certaines pathologies ne sont pas prises en charge par tous les établissements,
- ressources insuffisantes : lorsque les ressources de la personne âgée et de ses obligés alimentaires ne suffisent pas pour acquitter le prix de la maison de retraite, le futur résident peut bénéficier de l’aide sociale à l’hébergement (ASH), mais une place habilitée à l’ASH n’est pas toujours disponible lors de la demande d’admission en Ehpad,
- la dérogation d’âge : une personne âgée de moins de 60 ans ne peut solliciter une admission en Ehpad que si elle a reçu une dérogation d’âge.
En cas de refus d’admission dans un Ehpad, il est toujours possible de faire une demande d’admission dans une autre maison de retraite, aux critères plus adaptés.
Exemple de procédure d’admission en Ehpad :
| Étape | Nature | Procédure |
| 1 | Recherche | Définir les critères de recherche de l’Ehpad adapté |
| 2 | Visite de résidences | Visiter plusieurs Ehpad potentiels |
| 3 | Dossier d’admission en Ehpad | Remplir un dossier d’admission en Ehpad (dossier unique pour toutes les résidences) |
| 4 | Visite de pré-admission | Visite de pré-admission à l’Ehpad pour la validation du dossier par le médecin coordonnateur et la direction |
| 5 | Entrée en maison de retraite | Une fois le dossier accepté, préparez votre entrée en maison de retraite ! |
Question fréquente
Comment se passe l’admission en Ehpad, pendant l’épidémie de Covid-19 ?
Dans les établissements présentant des cas de Covid-19, les nouvelles admissions de résidents sont reportées, sauf en cas d’urgence (dans le cadre du plan de lutte contre l’épidémie de Covid-19 dans les Ephad).
Les cas d’urgences comprennent :
- l’admission d’une personne dont l’état de santé ou la perte d’autonomie ne permet plus du tout le maintien à domicile ;
- l’admission après une sortie d’hospitalisation, avec retour à domicile impossible.
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